So werden Ihre E-Mails auch gelesen
 E-Mail ist das Kommunikationsmedium Nummer 1. Doch immer wieder hört man Klagen, Zeiträuber zu sein und nur zu überquellenden Mailboxen zu führen. Die nachfolgende Checkliste zeigt, wie Sie E-Mail's so schreiben, dass sie auch beantwortet werden...
Richtig kommunizieren per E-Mail
1. Was ist das Ziel der Mail?
- Eine einfache Frage: Wäre ein Telefonat nicht schneller und zielführender? Wenn ja: Keine Mail schreiben.
- Keine Mail um der Mail willen schreiben. Ist der Inhalt der Mail für eine gemeinsame Sache wichtig?
- Möglichst nur 1 Ziel pro Mail. Das erleichtert die Bearbeitung.
- Möglichst wenige Fragen und ToDo’s pro Mail. Geht es Ihnen auch so, dass Sie auf die zweite und dritte Frage häufig gar keine Antwort mehr erhalten?
2. Empfänger und Absender?
- Beschränken der Empfänger. Je mehr Personen Sie ansprechen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sich jemand konkret angesprochen fühlt und Ihnen antwortet.
- Seien Sie geizig mit Kopien. Nur in für den Kopie-Empfänger wichtigen Fällen. Viele Mails gehen ohnehin in der Mailflut unter. Überlassen Sie es ruhig auch mal dem Empfänger, die Mail an für ihn wichtige Personen weiter zu leiten.
- Ist es legitim, dass jeder Empfänger die E-Mail-Adresse der anderen Empfänger sieht? Manchmal, aber nur ganz selten, ist es besser, die Empfänger im Feld BCC unter zu bringen.
3. Der Betreff
- Der Betreff soll Ziel und Inhalt prägnant aufzeigen.
- Kürzen Sie ihn. Er ist eher ein Appetitmacher als ein Mittel zum Transportieren von Inhalten.
- Formulieren Sie Ihren Betreff verständlich.
4. Der Aufbau
- Eine ordentliche Ansprache ist auch in der E-Mail Pflicht. Ein “Sehr geehrte…” führt nicht zum Absturz des Mailprogrammes...
- Eine klare Struktur und Gliederung erleichtert das Lesen Ihrer Mail. Arbeiten Sie mit Zeilenumbrüchen und Absätzen.
- Stellen Sie klare Fragen, die sich für kurze, klare Antworten eignen. Alles andere gehört in ein persönliches Gespräch.
5. Der Inhalt
- Fassen Sie sich kurz. Lesen von längeren Texten am Bildschirm ist anstrengend, die Aufmerksamkeit schwindet schnell. Das bedeutet aber auch, dass der Leser das Wichtige zum Schluss vielleicht gar nicht mehr mit voller Aufmerksamkeit liest.
- Achten Sie auf Ihre Aussagen. Das Medium E-Mail überträgt reinen Text, keine Zwischentöne, keine Körpersprache, keine Betonungen.
- Vorsicht beim Weiterleiten oder beim Hinzunehmen von neuen Empfängern. Vielleicht sollen die gar nicht alles sehen?
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Von Alexander Greisle, work.innovation
© Weiterverwendung und Vervielfältigung des Artikels nur mit Genehmigung des Autors.
Über den Autor
Alexander Greisle berät und betreut Unternehmen in den Themen (persönliches) Informationsmanagement und neue Arbeitskonzepte. Weitere Arbeitsschwerpunkte sind Innovation und Service. Er schreibt unter anderem im work.innovation Blog.
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